Красноярский региональный институт трудовых отношений (КРИТО)

В программе:

1. Суть профессии секретаря:
§ Роль секретаря в структуре управления предприятием.
§ Основные направления деятельности секретаря.
§ Квалификационные требования и уровни карьеры секретаря.
§ Деловые и личные качества секретаря.

2. Секретариат как специализированная служба в структуре аппарата управления:
§ Основные задачи, функции, права.
§ Нормативы численности.
§ Особенности взаимодействия со структурными подразделениями предприятия.

3. Делопроизводственные функции секретаря
§ Нормативно-методическая база в области делопроизводства.
§ Локальные акты организации как составляющая нормативно-методической базы: должностная инструкция секретарю, положение о секретариате, инструкция по делопроизводству.
§ Принципы организации документооборота.
§ Прохождение и порядок исполнения входящих документов.
§ Прохождение исходящих и внутренних документов.
§ Порядок регистрации документов. Индексация документов.
§ Предварительное рассмотрение документов, подготовка поступившей корреспонденции
к докладу руководителю.
§ Правила передачи документов в структурные подразделения.
§ Сроки и контроль исполнения документов.
§ Системы документации.
§ особенности подготовки и оформления отдельных видов документов – организационно-распорядительных, оперативно-информационных и справочно-информационных.
§ Деловое письмо.
§ Особенности работы с документами ограниченного доступа. Обеспечение безопасности информации, доступ к документам секретариата.
§ Особенности работы с письменными обращениями граждан: рассмотрение, контроль исполнения, оформление ответных документов, формирование личных обращений граждан
в дела.
§ Использование ПК в организации делопроизводства.
§ Систематизация и хранение документов: составление номенклатуры дел, формирование
и оперативное хранение дел, оформление передача дел на архивное хранение.

4. Административные функции секретаря – работа в приемной:
§ Работа с посетителями: общие правила приема посетителей; прием сотрудников компании; прием посетителей из других организаций; прием командированных; работа в приемной с vip-клиентами; чай-кофе для посетителей; «секретарский барьер» – способы установления и методы преодоления.
§ Организация приема граждан по личным вопросам.
§ Правила ведения телефонных переговоров: правила ответов на звонки, фиксация и передача сообщений; составление и отработка речевого модуля приветствия по телефону; работа с исходящими
и входящими звонками, фильтрация звонков; документирование телефонных сообщений; особенности оформления телефонограмм.

5. Организационные функции секретаря:
§ Планирование и организация рабочего дня руководителя.
§ Зависимость деятельности секретаря от рабочего дня руководителя.
§ Совещание как вид управленческой деятельности: роль секретаря в подготовке и обслуживании совещаний, ведение протокола; оповещение сотрудников; подготовка документации по теме совещания; встреча и регистрация участников крупных совещаний; проведение оперативного совещания.
§ Особенности подготовки деловых приемов: виды приемов, приглашение гостей на приемы, меню и рассадка за столом.
§ Роль секретаря в подготовке бизнес-поездок руководителя.

6. Технические функции секретаря
§ Состав, схемы расположения, оформление реквизитов деловых документов в соответствии
с требованиями ГОСТ Р 6.30—2003;
§ Бланки документов – их виды и правила разработки.
§ Рекомендации по оформлению текстов служебных документов: нумерация страниц; сокращение слов и словосочетаний; оформление таблиц, списков, сносок и т.д.
§ Копия документа: понятие, порядок удостоверения и оформления.
§ Фиксация деловых контактов руководителя.
§ Обеспечение порядка на рабочих местах руководителя и секретаря, в приемной.
§ Выполнение поручений руководителя.

7. Сервисные функции секретаря
§ Сервировочные и хозяйственные операции.
§ Подача чая-кофе в кабинет руководителя.
§ Организация фуршета, кофе-брейк, бизнес-ланча.

8. Этические аспекты секретарской работы. Основы делового этикета
§ Деловое общение, его основные виды (общение с руководителем, посетителями, коллегами).
§ Служебная субординация.
§ Предотвращение и разрешение конфликтов.
§ Этикет в деловой переписке.
§ Этикет речевой коммуникации. Речевые формулы.
§ Визитные карточки как инструмент делового общения, предусмотренного протоколом.
§ Подарки деловому партнеру, коллеге, руководителю.
§ Имидж секретаря. Женщина в рамках служебного этикета.