Суперсекретарь

В программе: 1. Суть профессии секретаря: § Роль секретаря в структуре управления предприятием. § Основные направления деятельности секретаря. § Квалификационные требования и уровни карьеры секретаря. § Деловые и личные качества секретаря. 2. Секретариат как специализированная служба в структуре аппарата управления: § Основные задачи, функции, права. § Нормативы численности. § Особенности взаимодействия со структурными подразделениями предприятия. 3. Делопроизводственные функции секретаря § Нормативно-методическая база в области делопроизводства. § Локальные акты организации как составляющая нормативно-методической базы: должностная инструкция секретарю, положение о секретариате, инструкция по делопроизводству. § Принципы организации документооборота. § Прохождение и порядок исполнения входящих документов. § Прохождение исходящих и внутренних документов. § Порядок регистрации документов. Индексация документов. § Предварительное рассмотрение документов, подготовка поступившей корреспонденции к докладу руководителю. § Правила передачи документов в структурные подразделения. § Сроки и контроль исполнения документов. § Системы документации. § особенности подготовки и оформления отдельных видов документов – организационно-распорядительных, оперативно-информационных и справочно-информационных. § Деловое письмо. § Особенности работы с документами ограниченного доступа. Обеспечение безопасности информации, доступ к документам секретариата. § Особенности работы с письменными обращениями граждан: рассмотрение, контроль исполнения, оформление ответных документов, формирование личных обращений граждан в дела. § Использование ПК в организации делопроизводства. § Систематизация и хранение документов: составление номенклатуры дел, формирование и оперативное хранение дел, оформление передача дел на архивное хранение. 4. Административные функции секретаря – работа в приемной: § Работа с посетителями: общие правила приема посетителей; прием сотрудников компании; прием посетителей из других организаций; прием командированных; работа в приемной с vip-клиентами; чай-кофе для посетителей; «секретарский барьер» – способы установления и методы преодоления. § Организация приема граждан по личным вопросам. § Правила ведения телефонных переговоров: правила ответов на звонки, фиксация и передача сообщений; составление и отработка речевого модуля приветствия по телефону; работа с исходящими и входящими звонками, фильтрация звонков; документирование телефонных сообщений; особенности оформления телефонограмм. 5. Организационные функции секретаря: § Планирование и организация рабочего дня руководителя. § Зависимость деятельности секретаря от рабочего дня руководителя. § Совещание как вид управленческой деятельности: роль секретаря в подготовке и обслуживании совещаний, ведение протокола; оповещение сотрудников; подготовка документации по теме совещания; встреча и регистрация участников крупных совещаний; проведение оперативного совещания. § Особенности подготовки деловых приемов: виды приемов, приглашение гостей на приемы, меню и рассадка за столом. § Роль секретаря в подготовке бизнес-поездок руководителя. 6. Технические функции секретаря § Состав, схемы расположения, оформление реквизитов деловых документов в соответствии с требованиями ГОСТ Р 6.30—2003; § Бланки документов – их виды и правила разработки. § Рекомендации по оформлению текстов служебных документов: нумерация страниц; сокращение слов и словосочетаний; оформление таблиц, списков, сносок и т.д. § Копия документа: понятие, порядок удостоверения и оформления. § Фиксация деловых контактов руководителя. § Обеспечение порядка на рабочих местах руководителя и секретаря, в приемной. § Выполнение поручений руководителя. 7. Сервисные функции секретаря § Сервировочные и хозяйственные операции. § Подача чая-кофе в кабинет руководителя. § Организация фуршета, кофе-брейк, бизнес-ланча. 8. Этические аспекты секретарской работы. Основы делового этикета § Деловое общение, его основные виды (общение с руководителем, посетителями, коллегами). § Служебная субординация. § Предотвращение и разрешение конфликтов. § Этикет в деловой переписке. § Этикет речевой коммуникации. Речевые формулы. § Визитные карточки как инструмент делового общения, предусмотренного протоколом. § Подарки деловому партнеру, коллеге, руководителю. § Имидж секретаря. Женщина в рамках служебного этикета.